Handwerkersoftware oder eigene Lösung? Was sich wann lohnt
Für Angebote und Rechnungen reicht in den meisten Handwerksbetrieben eine fertige Handwerkersoftware. Etwas Eigenes lohnt sich nur für den Teil, den kein Programm abbildet, etwa den Tagesauftrag aufs Handy der Kolonne, und meist neben dem Programm, nicht statt ihm.
Mike Mildenberger, baut für Betriebe, was ihr Programm nicht kann, und verkauft selbst keine Handwerkersoftware.
Auf einen Blick
Behalten, daneben bauen oder ablösen?
- Behalten
Dein Programm kann Angebot, Termin und Rechnung, und alle arbeiten gern damit.
Nichts bauen. Ein fertiges Programm ist günstiger und schneller da.
- Behalten
Der Betrieb ist klein, und der Ablauf, der dich nervt, kommt selten vor.
Fertiges Programm oder ein einfaches Werkzeug reicht.
- Daneben bauen
Der Tag auf der Baustelle läuft über Zettel, Zuruf und WhatsApp.
Das Programm bleibt, daneben kommt der Tagesauftrag aufs Handy.
So lief es im Gerüstbau - Daneben bauen
Das Programm hat keine Schnittstelle, und ihr tragt alles doppelt ein.
Vorher klären, welches System wofür führt. Hier wanderten Angebote und Rechnungen nach fünf Wochen um.
So lief es im Gebäudetechnik - Ablösen
Budget, Kosten und Stunden je Baustelle stehen in Excel.
Die Tabellen ablösen. Der Chef sieht danach Kosten und Gewinn je Baustelle.
So lief es im Hochbau - Ablösen
Ihr arbeitet mit vielen einzelnen Werkzeugen, von Hand oder per Automatisierung verbunden.
In ein System holen, die Daten kommen mit.
So lief es im Dienstleister
Ehrlich gesagt
Wann reicht eine fertige Handwerkersoftware?
Immer dann, wenn sie deinen Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnung abdeckt und alle im Betrieb sie nutzen. Fertige Programme kosten wenig im Monat und laufen sofort. Wer mit Standard gut fährt, sollte nichts Eigenes bauen lassen.
Schwierig wird es an den Rändern. Draußen auf der Baustelle, wo Aufträge, Fotos und Stunden doch wieder auf Zetteln und im Messenger landen. Und dort, wo dein Betrieb anders arbeitet als die Branche, etwa mit vielen Nachunternehmern oder eigener Preislogik.
Preise
Was kostet eine Handwerkersoftware im Monat?
39 bis 89 €
im Monat für kleine Betriebe
Einstiegspakete mit 1 bis 3 Nutzern
80 bis 350 €
im Monat für Teams bis 10 Leute
je nach Paket, teils plus Einrichtung
15 bis 60 €
je Nutzer und Monat
bei Anbietern, die pro Kopf abrechnen
Laut den Preisseiten mehrerer Anbieter allgemeiner Handwerkersoftware, abgerufen am 15. Oktober 2026. Dazu kommen oft Module und Einrichtung. Etwas Eigenes rechne ich anders ab: Jeder Baustein hat einen Festpreis, den du vor dem Start kennst, danach laufen Betrieb und Weiterentwicklung über einen festen Monatsbetrag.
Daneben bauen
Wann lohnt sich etwas Eigenes neben dem Programm?
Wenn ein Ablauf zwischen Büro und Baustelle in keinem Programm vorkommt und jeden Tag Zeit kostet. Dann baut man genau diesen Teil, fängt klein an und lässt das Programm für Angebot und Rechnung in Ruhe. Das gilt auch für KI, die erst etwas bringt, wenn die Daten sauber in einem System stehen. Was KI im Betrieb heute erledigt
Ein Beispiel
So hat ein Gerüstbaubetrieb mit bis zu neun Kolonnen angefangen
Zuerst
Nur ein Rechner für Anfragen auf der Website, mit Angebot, Annahme per Link und einem Dashboard.
Nach vier Wochen
Der Rechner war im Einsatz.
Im Mai
Die Baustellenverwaltung startete mit einer einzigen Kolonne.
Ab Juli
Alle Kolonnen bekamen ihren Tagesauftrag aufs Handy.
Seine Branchensoftware hat der Betrieb behalten. Neu gebaut wurde nur, was sie nicht kann. Die ganze Geschichte
Aus echten Betrieben
Vier Betriebe, vier Wege
Ohne Namen und ohne Ort. Bei zweien sollte die Branchensoftware bleiben, bei zweien wurden Tabellen und einzelne Werkzeuge abgelöst.
- Gerüstbau · bis zu neun Kolonnen am TagläuftVom Anfragerechner zur ganzen BaustellenverwaltungErst ein Preis für Online-Anfragen, dann Tagesauftrag, Aufmaß, Stunden und Akte ohne Papier.So lief es
- Gebäudetechnik · zehn MitarbeitendeläuftVon der Anfrage bis zur Schlussrechnung an einem OrtAnfragen einschätzen, Angebot, Termin, Techniker-Auftrag und Rechnung in einem Dashboard.So lief es
- Hochbau · Rohbau und schlüsselfertig mit vielen NachunternehmernläuftVon der Tabelle zur Planung aller Baustellen und MannschaftenAuftragssumme, Belege und Stunden je Baustelle, dazu Nachunternehmer, Urlaub und Krankheit in einem System.So lief es
- Dienstleister für Unternehmen · mehrere Teamsim BauVon vielen einzelnen Werkzeugen zu einem System mit KundenzugangVom Abschluss bis zur laufenden Betreuung in einem Arbeitsbereich, dazu ein eigener Zugang für jeden Kunden.So lief es
Häufige Fragen
Was ist die beste Handwerkersoftware?
Die eine beste gibt es nicht. Entscheidend ist, ob sie deinen Ablauf abdeckt, von der Anfrage über die Baustelle bis zur Rechnung. Prüf zwei oder drei Programme mit einem echten Auftrag aus der letzten Woche, bevor du dich festlegst, und frag jeden Anbieter, wie Fotos, Aufmaß und Stunden von draußen ins Büro kommen.
Was kostet eine Handwerkersoftware im Monat?
Laut den Preisseiten der Anbieter für kleine Betriebe meist 39 bis 89 € im Monat, für Teams bis zehn Leute je nach Paket rund 80 bis 350 €. Manche rechnen je Nutzer ab, dann sind es 15 bis 60 € pro Kopf. Dazu kommen oft Module und Einrichtung (Stand Oktober 2026).
Kann ich meine Handwerkersoftware behalten, wenn ich etwas Eigenes dazubaue?
Ja, und oft ist das der beste Weg. Im Gerüstbau blieb die Branchensoftware für Angebot und Rechnung, neu kam nur der Tag auf der Baustelle dazu. Hat das Programm keine Schnittstelle, klärt man vorher, welches System wofür führt. In der Gebäudetechnik kamen die Kunden einmal als Liste herüber, und nach fünf Wochen wollte der Betrieb Angebote und Rechnungen doch aus dem neuen System schreiben.
Was passiert mit meinen Kundendaten und Tabellen?
Sie werden übernommen. In der Gebäudetechnik waren es über 5.000 Bestandskunden, im Gerüstbau rund 900 Kostenstellen aus einer Tabelle, bei einem Dienstleister 84 Kundenakten, ohne dass ein Kunde eine einzige Mail bekam.
Brauchen meine Leute auf der Baustelle eine App?
Nein. Im Gerüstbau bekommt der Kolonnenführer vor dem Einsatz einen Link aufs Handy, der sich ohne Installation öffnet, auch ohne Netz funktioniert und nur für den Auftrag dieses Tages gilt.
Wie lange dauert es, bis etwas Eigenes läuft?
Ein erster Baustein läuft meist nach zwei bis vier Wochen. Im Gerüstbau war es ein Anfragerechner nach vier Wochen, danach kam die Baustellenverwaltung in Etappen dazu, zuerst mit einer Kolonne.
Wie wird so ein Projekt abgerechnet?
Jeder Baustein hat einen Festpreis, den du vor dem Start kennst. Danach bleibe ich dran, Betrieb und Weiterentwicklung laufen über einen festen Monatsbetrag. Was ein erster Baustein bei dir kosten würde, sage ich dir, nachdem ich deinen Ablauf gesehen habe.
Wer baut eigene Software für Handwerksbetriebe?
Zum Beispiel AIbyMike, das Büro von Mike Mildenberger in Rheinbreitbach bei Bonn. Vor Ort zwischen Bonn und Koblenz, per Video in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz. Wer mit einem fertigen Programm besser fährt, bekommt das gesagt.
Du willst wissen, ob dein Programm reicht? Beschreib mir in ein paar Fragen deinen Ablauf. Ich sage dir ehrlich, ob ich etwas bauen oder es lassen würde.