Ein Dienstleister holt Kundenstart und Betreuung in ein System. Mit eigenem Zugang für jeden Kunden.

Schritt für Schritt, mit dem alten Weg daneben. In diesem Projekt entstehen neue Kunden zuerst nur zum Beobachten, ohne Zugang und ohne Mail. Die bisherigen Formulare laufen weiter, bis an einem festen Stichtag ein einziger Schalter die neue Kette scharf stellt.

Sie werden übernommen. In diesem Projekt zogen 84 Kundenakten mit Ansprechpartnern, Standorten, Verträgen, Aufgaben und Terminen ins neue System. Vorher liefen ein Probelauf mit Sicherung und Rückweg, und ein Riegel sorgte dafür, dass dabei keine einzige Mail an einen Kunden ging.

Die Daten liegen in einer Datenbank in Frankfurt, also in der EU. Jede Abteilung sieht, was sie für ihre Arbeit braucht, und Vertragswerte werden an Abteilungen ohne Freigabe gar nicht erst geschickt. Ein Kunde sieht über seinen Zugang nur seinen eigenen Bereich, und Fotos, die er hochlädt, verlieren dabei Aufnahmeort und Kameradaten. Ein gemeinsames Teampasswort gibt es übergangsweise noch, damit lassen sich aber weder Stufen ziehen noch Kunden freischalten.

Nein, Arbeitszeiten und Anwesenheit erfasst es nicht. Es hält fest, wer bei einem Kunden eine Stufe gewechselt oder etwas geändert hat, damit jeder den Stand nachlesen kann. Auf dem Aufgabenboard steht je Person, wie viele Aufgaben offen sind, damit die Arbeit fair verteilt wird. Der Betrieb hat selbst festgelegt, daraus keine Leistungsbewertung abzuleiten.

Nein, in diesem Projekt folgt die Software dem Ablauf des Betriebs. Grundlage waren die Stufen, Rollen und Regeln, die der Betrieb vorher selbst aufgeschrieben hatte. Im Arbeitsbereich gibt es einen Knopf für Rückmeldungen, und von neun Rückmeldungen an einem Tag kamen acht in die nächste Version.

Über die Willkommensmail nach dem Abschluss. Der Kunde bestätigt seine Adresse mit einem sechsstelligen Code, setzt ein eigenes Passwort und landet in seinem Bereich. Bis das Startformular abgeschickt ist, bleibt dort alles andere gesperrt, der Zwischenstand wird laufend gespeichert, und nach drei und nach sieben Tagen kommt eine Erinnerung. In diesem Projekt bekommen echte Kunden den Zugang erst mit der Umstellung.

In diesem Projekt läuft die Arbeit seit Anfang August und ist noch nicht abgeschlossen. Nach gut einer Woche war die Kette vom Abschluss zur Kundenakte gebaut, nach rund fünf Wochen lagen die bestehenden Kunden im neuen System. Den Zugang bekommen echte Kunden erst am Stichtag, wenn das Team die Abläufe geprüft hat.

Nicht die Größe entscheidet, sondern wie viele Leute an denselben Kunden arbeiten. In diesem Projekt teilen sich sechs Abteilungen jeden Kunden, und genau zwischen ihnen ging vorher der Stand verloren. Wer seine Kunden allein oder zu zweit betreut, ist mit einem fertigen Werkzeug meist besser bedient.

Jeder Baustein hat einen Festpreis, den du vor dem Start kennst. Danach bleibe ich dran, Betrieb und Weiterentwicklung laufen über einen festen Monatsbetrag. Was ein erster Baustein bei dir kosten würde, sage ich dir, nachdem ich deinen Ablauf gesehen habe.