Anfragen für Klima und Wärmepumpe an einem Ort. Von der Website bis zur Rechnung.

Indem jede Anfrage mit allen Angaben statt als PDF ankommt und die Antwort als Entwurf entsteht. In diesem Projekt landet jede Anfrage von der Website mit Fotos, Entfernung zum nächsten Standort und einer ersten Einordnung im Dashboard. Auf Knopfdruck schreibt eine KI einen Entwurf nach der gewählten Absicht, etwa Termin, Rückfrage oder Absage, und ein Mensch liest ihn, bevor er rausgeht.

Ja, aber kläre vorher, welches System wofür führt. Hier sollte die Branchensoftware bleiben, deshalb kamen die über 5.000 Bestandskunden einmal als Liste ins neue System. Angebote und Rechnungen wollte der Betrieb nach fünf Wochen lieber direkt aus dem Dashboard schreiben, deshalb laufen sie heute über ein angebundenes Rechnungsprogramm.

Nein, nicht in ihrem Auftrag. Ein Techniker sieht auf dem Handy Kunde, Adresse, Telefon, Fotos und alle Positionen aus dem Angebot, die Preise liefert das System für ihn gar nicht erst aus. Anfragen, Kundenliste und Angebote sind für ihn gesperrt, er sieht nur die Aufträge, die ihm zugewiesen sind.

Anwendung und Datenbank laufen auf Servern in Frankfurt, also in der EU. Ins Dashboard kommt nur, wen der Betrieb freischaltet, und nicht jede Rolle sieht alles, das Büro zum Beispiel keine Umsatzzahlen und ein Techniker keine Angebote und keine Kundenliste. Ein Kunde sieht über seinen Link nur seine eigene Anfrage und den Chat. Antworten gehen aus dem Postfach des jeweiligen Mitarbeiters raus, und für einen KI-Entwurf geht der Text der Anfrage an ein Sprachmodell.

Über einen Chat per Link, der mit der Eingangsbestätigung kommt. Der Kunde schreibt dort ohne Konto und kann Fotos und PDFs anhängen, die Nachricht landet direkt an der Anfrage bei dem, der sie bearbeitet. Der Link ist eine lange Zufallskennung und gilt ein Jahr, und wird die Anfrage im Büro gesperrt, funktioniert er nicht mehr.

Mit einer kurzen Nachfrage ein paar Tage vorher. Hier bekommt jeder Kunde drei Tage vor dem Aufmaß eine Mail mit zwei Knöpfen, Termin passt oder absagen. Sagt er ab, bekommt der Zuständige sofort eine Benachrichtigung, und im Kalender steht die Absage am Termin.

Nein. Die KI schreibt Entwürfe, und zwar erst, wenn jemand auf den Knopf drückt, verschickt wird immer von einem Menschen. Automatisch gehen nur drei Mails raus, die Eingangsbestätigung nach der Anfrage, die Nachfrage vor dem Aufmaß und die Frage nach der Zufriedenheit. Den Wortlaut aller drei pflegt der Betrieb selbst in den Einstellungen.

Das hängt weniger an der Zahl der Leute als an der Menge, die über deinen Schreibtisch geht. Gemessen ist in diesem Projekt keine Zeitersparnis. Belegt ist, dass zuletzt rund drei Anfragen am Tag über die Website kamen und Anfrage, Termin, Auftrag und Rechnung seit Mitte Mai an einem Ort liegen statt in Postfach, Kalendern und Messenger. Kommen bei dir nur wenige Anfragen im Monat, reicht oft eine gute Anfragestrecke ohne Dashboard.

Hier rund zehn Wochen bis zum Echtbetrieb. Die Arbeit begann Anfang März, im März lief ein Test mit einem Testkonto, und Mitte Mai kamen die ersten echten Anfragen von der Website. Techniker-Aufträge, Rechnungen aus dem Vorgang und die Nachfrage vor dem Aufmaß kamen danach Schritt für Schritt bis in den September dazu.

Jeder Baustein hat einen Festpreis, den du vor dem Start kennst. Danach bleibe ich dran, Betrieb und Weiterentwicklung laufen über einen festen Monatsbetrag. Was ein erster Baustein bei dir kosten würde, sage ich dir, nachdem ich deinen Ablauf gesehen habe.