Vom Terminzettel zu Online-Buchung, Kalender und Stempeluhr
Gebaut von März bis Juli, seitdem im Studio im Einsatz
Deckt ab: Anfrage, Zusage, Auftragsstart, Ausführung, Wiederkehr
Mike Mildenberger hat das Projekt gebaut und aufgeschrieben. Ohne Firmennamen und Orte.
Veröffentlicht · Aktualisiert
Wo es klemmte
Termine liefen übers Telefon, und wenn alle drei Mitarbeiterinnen gerade behandelten, hob niemand ab. Notiert wurde auf Papier, einen gemeinsamen Kalender gab es nicht. Ihre Arbeitszeit schrieb jede Mitarbeiterin selbst auf einen Zettel. Die Inhaber hatten im Alltag keinen Überblick, wer wann gearbeitet hat und welche Termine dahinterstanden, und die Website war eine reine Visitenkarte.
So sind wir vorgegangen
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Online buchen, ohne anzurufen
Kundinnen buchen auf der Website des Studios, ohne Konto. Zuerst die Behandlerin oder „egal wer“, dann die Behandlung, dann eine freie Zeit. Stammkundinnen finden so sofort ihre feste Behandlerin, und zwei Termine zur selben Zeit bei derselben Mitarbeiterin lässt das System nicht zu.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 2
Ein Kalender für alle
Das Studio sieht die Termine aller Mitarbeiterinnen in einem Kalender, mit den Behandlungen samt Dauer und Preis dahinter. Die Liste mit sechs Kategorien und 27 Behandlungen kam von den Mitarbeiterinnen selbst. Jede von ihnen sieht alle Termine, damit die, die gerade frei ist, einen Anruf annehmen und den Termin für die Kollegin eintragen kann.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 3
Stempeln mit Pause
Jede Mitarbeiterin hat einen eigenen Zugang mit Stempelkarte, großen Knöpfen und ihren Terminen des Tages. Die Pause startet sie per Knopf, und vergisst sie es, zieht das System die gesetzliche Pause selbst ab. Vergessenes Ausstempeln beendet das System und markiert den Eintrag zur Kontrolle. Korrigieren darf nur die Studioleitung, mit Begründung.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 4
Erinnerung, Krankmeldung, Dank
Am Tag vor dem Termin kommt eine Erinnerung per Mail. Meldet sich eine Mitarbeiterin krank, trägt das Studio das einmal ein, ihre Termine werden abgesagt, und jede betroffene Kundin bekommt einen Link, bei dem ihre Behandlung schon ausgewählt ist. Nach dem Termin schließt die Mitarbeiterin an der Kasse ab, dann geht die Dankmail mit der Bitte um eine Bewertung raus.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 5
Überblick für die Inhaber
Die Inhaber sehen je Mitarbeiterin, wie viele Termine abgeschlossen sind, was sie laut Preisliste wert sind und wie voll der Kalender war, daneben die gestempelten Stunden. Auf der Startseite steht, wer gerade eingestempelt ist, und die Stunden eines Monats gehen als Tabelle an die Lohnabrechnung. Die Kasse bleibt, wie sie ist.
Nachgezeichnet, Daten erfunden.
Was es heute bringt
- Online-Buchung, Kalender, Stempeluhr, Krankmeldung und Auswertung laufen im Studio, Studioleitung und Mitarbeiterinnen arbeiten damit.
- Rückmeldungen aus dem Studio, etwa ein vergessenes Ausstempeln mit über 20 Stunden auf der Uhr, waren noch am selben Tag eingebaut.
- Bestätigung, Erinnerung, Absage und Dankmail gehen von selbst an die Kundinnen raus.
Welche der acht Schritte im Ablauf das Projekt abdeckt
Anfragen gewinnen
- Sichtbarkeit (nicht Teil des Projekts)Wie findet der Kunde dich?
- Anfrage (Teil des Projekts)Wie wird aus einem Besucher eine Anfrage?
- Vorauswahl (nicht Teil des Projekts)Wer passt, und wer nicht?
Angebot und Auftrag
- Angebot (nicht Teil des Projekts)Wie kommt das Angebot raus?
- Zusage (Teil des Projekts)Wie wird aus dem Ja ein verbindlicher Auftrag?
- Auftragsstart (Teil des Projekts)Wie weiß der Kunde, was als Nächstes passiert?
Ausführung und danach
- Ausführung (Teil des Projekts)Wie läuft der Auftrag intern ab?
- Wiederkehr (Teil des Projekts)Wie kommt der Kunde wieder?
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