Von der Anfrage bis zur Schlussrechnung an einem Ort
Seit Mitte Mai im Echtbetrieb
Deckt ab: Anfrage, Vorauswahl, Angebot, Zusage, Auftragsstart, Ausführung, Wiederkehr
Mike Mildenberger hat das Projekt gebaut und aufgeschrieben. Ohne Firmennamen und Orte.
Veröffentlicht · Aktualisiert
Wo es klemmte
Anfragen aus den Konfiguratoren der Website kamen als PDF. Der Chef las jede selbst, schätzte im Kopf ein und schrieb die Antwort. Termine standen in einem Kalender je Mitarbeiter, Techniker meldeten nach dem Einsatz per WhatsApp oder Mail zurück, und zwei Wochen später begann die Suche nach der Info. Im Betrieb machte jeder fast alles, und das sollte in feste Abläufe.
So sind wir vorgegangen
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Eine Anfragestrecke, die das Nötige fragt
Der Konfigurator auf der Website fragt ab, was für eine Einschätzung gebraucht wird. Jede Anfrage landet sortiert im Dashboard, mit einem Antwortentwurf, den das Büro prüft und abschickt.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 2
Angebot direkt aus der Anfrage
Ein Materialstamm mit knapp 500 Produkten samt Einkauf und Verkauf steckt hinter dem Angebot. Aus der Anfrage entsteht das Angebot als PDF, Rechnungen laufen über die angebundene Buchhaltung.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 3
Rollen für Büro und Techniker
Chef, Büro und Techniker haben eigene Zugänge. Der Techniker sieht seinen Auftrag auf dem Handy ohne Preise und meldet ihn dort mit Foto fertig.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 4
Der Kunde per Link statt über die Zentrale
Jeder Kunde bekommt einen Chat per Link. Drei Tage vor dem Vor-Ort-Termin fragt das System nach, ob er noch passt, nach dem Einsatz kommt eine kurze Zufriedenheitsmail.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 5
Die ganze Belegkette
Auftragsbestätigung, Abschlag und Schlussrechnung entstehen aus demselben Vorgang. Die Bestandskunden sind übernommen, ein Anrufer wird über seine Adresse gefunden.
Nachgezeichnet, Daten erfunden.
Was es heute bringt
- Jede Anfrage der Website läuft seit Mitte Mai durch das System, zuletzt rund drei am Tag.
- Über 5.000 Bestandskunden sind übernommen und über die Adresse auffindbar.
- Techniker bekommen ihren Auftrag aufs Handy und melden ihn dort fertig.
Welche der acht Schritte im Ablauf das Projekt abdeckt
Anfragen gewinnen
- Sichtbarkeit (nicht Teil des Projekts)Wie findet der Kunde dich?
- Anfrage (Teil des Projekts)Wie wird aus einem Besucher eine Anfrage?
- Vorauswahl (Teil des Projekts)Wer passt, und wer nicht?
Angebot und Auftrag
- Angebot (Teil des Projekts)Wie kommt das Angebot raus?
- Zusage (Teil des Projekts)Wie wird aus dem Ja ein verbindlicher Auftrag?
- Auftragsstart (Teil des Projekts)Wie weiß der Kunde, was als Nächstes passiert?
Ausführung und danach
- Ausführung (Teil des Projekts)Wie läuft der Auftrag intern ab?
- Wiederkehr (Teil des Projekts)Wie kommt der Kunde wieder?
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