Projekt · KurierdienstLäuft7 Min. Lesezeit
Kurierdienst mit Sofortpreis auf der Website. Vom Buchen bis zur Rechnung.
Ein Kurierdienst mit eigenen Fahrern und Subunternehmern trug Zeiten von Hand ein. Heute laufen Online-Buchung mit Sofortpreis, Fahrer-Link, Frachtbrief und Rechnung über denselben Auftrag.
Kunden buchen mit Sofortpreis und zahlen online, ohne Anruf
KI-Symbolbild, das Foto ist mit KI erzeugt und zeigt nicht den Betrieb aus der GeschichteDas Wichtigste in Kürze
- Preis sofort. Der Kunde wählt ohne Konto Adressen und Fahrzeug und sieht sofort den Preis.
- Fahrer per Link. Fahrer und Subunternehmer melden Beladung und Zustellung ohne App, mit je einem Klick.
- Kunde informiert. Bei Einplanung, Abholung und Zustellung geht automatisch eine Mail an den Kunden.
- Nichts abtippen. Frachtbrief und Rechnung entstehen aus den Angaben der Buchung.
- 2 Monate
- vom Projektstart bis zur Buchung mit Online-Zahlung.
- 4 → 2
- Statusmeldungen je Fahrt, für Fahrer, Büro und Kunde.
- 72
- Aufträge vom Büro über dieselbe Strecke eingetragen.
- 14
- Länder für Abholung und Zustellung wählbar.
Quellen: Projektverlauf, November 2025 bis Januar 2026 · Projektverlauf, April 2026 · Auswertung der Buchungen, Stand Mitte August 2026 · Buchungsstrecke, Stand September 2026
Wo hat es im Kurierdienst vorher geklemmt?
Expresskunden wollen sofort den Preis wissen, buchen aber oft trotzdem per Anruf, Mail oder Messenger. Zeiten trug das Büro von Hand ein, Adressen gingen per Nachricht an die Fahrer, und die Kosten der Subunternehmer standen in einer eigenen Tabelle.
Eigene Fahrer und Subunternehmer · Vom Kombi bis zum Koffer mit Hebebühne · Abholung und Zustellung teils durch verschiedene Fahrer
KI-Symbolbild, das Foto ist mit KI erzeugt und zeigt nicht den Betrieb aus der GeschichteBuchung per Anruf
Expresskunden wollen sofort den Preis, buchen aber per Anruf, Mail oder Messenger. Das Büro gibt jede Fahrt selbst ein.
Adressen per Nachricht
Die Dispo schickt die Daten als Nachricht, bei zwei Fahrern jedem eine eigene.
Zeiten und Kosten von Hand
Die Mail an den Kunden geht erst raus, wenn das Büro die Zeiten nachträgt. Die Kosten der Subunternehmer stehen in einer eigenen Tabelle.
So lief ein Auftrag
- Anruf oder MailDas Büro gibt die ganze Fahrt selbst ein, mit Adressen, Sendung und Kontakt.
- EinplanenDie Dispo schickt die Daten als Nachricht, bei zwei Fahrern jedem eine eigene.
- UnterwegsDer Fahrer meldet Ankunft und Abschluss per Anruf, Nachricht oder Foto.
- Nach der ZustellungDie Mail an den Kunden geht erst raus, wenn das Büro die Zeiten nachträgt, und spät abends ist dort niemand.
- Am MonatsendeDas Büro prüft jede Fahrt auf den Rechnungen der Subunternehmer gegen eine eigene Tabelle.
Kennst du das aus deinem Betrieb?Beschreib mir deinen Ablauf
Wie läuft ein Kurierauftrag heute, von der Buchung bis zur Rechnung?
Erst der Sofortpreis auf der Website, dann alles bis zur Rechnung. Die sechs Schritte der Reihe nach.
Schritt 1
Preis und Buchung auf der eigenen Website
Der Kunde wählt ohne Konto Adressen und Fahrzeug, das System rechnet daraus sofort den Preis. Wer noch nicht buchen will, bekommt ihn als Angebot per Mail.
Preis und Buchung zuerst. Zuerst die Buchungsstrecke mit Sofortpreis und ein Dashboard für die Dispo, weil Expresskunden am Preis entscheiden. Sie läuft seit Januar 2026 mit Online-Zahlung.
Schritt 2
Prüfen, zahlen, verbindlich buchen
Ist die Sendung zu schwer für das gewählte Fahrzeug, sagt die Strecke das vor dem Buchen. Bezahlt wird online, Geschäftskunden können auch auf Rechnung buchen.
Schritt 3
Alle Aufträge in einer Liste, auch die vom Telefon
Aufträge per Telefon oder Mail trägt das Büro über dieselbe Strecke ein. Die Nachricht an Fahrer oder Subunternehmer mit allen Adressen steht danach schon da.
Schritt 4
Der Auftrag auf dem Handy des Fahrers
Der Fahrer bekommt einen Link, ohne App und ohne Login. Darüber startet er die Route und meldet Beladung und Zustellung fertig, Fotos landen gleich am Auftrag.
Wünsche aus dem Alltag. Nach den ersten Wochen sammelten Büro und Inhaber, was noch Zeit kostete. Daraus wurden im Frühjahr Preiszonen, die Kosten der Subunternehmer am Auftrag, Rabattcodes und der Fahrer-Link.
Die Ortung wartet. Eine Live-Ortung für die Kunden ist bisher nicht gebaut, einige Fahrer wollen ihren Standort nicht freigeben. Stattdessen melden sie zwei Zeitpunkte per Klick.
Schritt 5
Der Kunde weiß Bescheid, ohne anzurufen
Bei Einplanung, Abholung und Zustellung bekommt der Kunde automatisch eine Mail, den Frachtbrief im Anhang. Geschäftskunden können die Rechnung an eine zweite Adresse schicken lassen, etwa an ihre Buchhaltung.
Schritt 6
Frachtbrief, Nachweis und Rechnung aus dem Auftrag
Frachtbrief und bei Dokumenten das Zustellprotokoll entstehen beim Start von selbst, die Rechnung beim Abschluss. Was ein Subunternehmer für die Fahrt bekommt, steht am Auftrag und in einer Auswertung.
Belege aus denselben Daten. Im Februar kamen Frachtbrief und Rechnung dazu. Beide entstehen aus den Angaben der Buchung, abtippen muss sie niemand.
Alle Ansichten nachgezeichnet, Daten erfunden.
Lieber erzählen als lesen? 15 Minuten Termin buchen
Was hat sich für Disposition, Fahrer und Kunden geändert?
Für fünf Rollen: Kunde, Disposition, Fahrer und Subunternehmer, Rechnungsprüfung, Inhaber.
Kunde
Bucht ohne Konto mit Sofortpreis. Die Statusmails kommen von selbst, die erste mit Frachtbrief.
Disposition
Schickt den fertigen Fahrer-Link und sieht, ob er geöffnet wurde. Die Meldungen des Fahrers erscheinen ohne Neuladen.
Fahrer und Subunternehmer
Öffnet den Link ohne App und meldet Beladung und Zustellung mit je einem Klick. Einen Preis sieht er nicht.
Rechnungsprüfung
Sieht je Subunternehmer, welche Aufträge er gefahren hat und was er dafür bekommt.
Inhaber
Stellt Zonen nach Postleitzahl, Rabattcodes und Zusatzleistungen selbst ein.
Und wie war es vorher?
- KundeBekam Statusmails erst, wenn das Büro die Zeiten eintrug, manchmal mehrere auf einmal.
- DispositionTrug jede Zeit von Hand ein, schickte Daten einzeln als Nachricht.
- Fahrer und SubunternehmerBekam die Daten als Nachricht, meldete sich per Anruf oder Foto.
- RechnungsprüfungPrüfte die Rechnungen der Subunternehmer gegen eine eigene Tabelle.
- InhaberFür eigene Preise je Region hätte er jedes Mal beim Entwickler anrufen müssen.
Wer müsste bei dir mitmachen? Lass uns 15 Minuten darüber sprechen
Was habe ich aus dem Projekt für den Kurierdienst gelernt?
Mike MildenbergerAIbyMike
- Für Fahrer und Subunternehmer ist ein Link besser als eine App. Wer für mehrere Auftraggeber fährt, installiert nicht für jeden eine eigene.
- Vier Statusmeldungen je Fahrt waren zu viel, zu jeder bekam der Kunde eine Mail. Seit April gibt es nur noch Beladung fertig und Zustellung fertig.
- Kleine Beschriftungen entscheiden, ob eine Buchung stimmt. Solange beim Gewicht nicht „pro Stück“ stand, trugen manche Kunden das Gesamtgewicht ein, und das System nahm es noch einmal mit der Stückzahl mal.
Noch eine Lehre
- Neue Funktionen gehören erst auf eine Kopie der Daten, dann in den Betrieb. Weil laufend echte Aufträge hereinkommen, gingen Änderungen zu ruhigen Zeiten live.
Für welche Kurier- und Expressdienste passt das?
Wahrscheinlich, wenn einer dieser Punkte auf dich zutrifft.
- Deine Kunden fragen zuerst nach dem Preis und vergleichen Anbieter.
- Du fährst mit eigenen Leuten und Subunternehmern, die Aufträge gehen per Messenger raus.
- Im Büro werden Zeiten, Statusmeldungen oder Fahrerkosten noch von Hand eingetragen.
- Frachtbrief, Zustellnachweis und Rechnung sollen aus dem Auftrag entstehen, statt sie abzutippen.
- Du brauchst für deine Kunden eine Live-Ortung der Fahrzeuge. Die gibt es hier nicht.
- Du fährst feste Touren für wenige Stammkunden und verhandelst jeden Preis einzeln.
- Im Büro hat niemand Zeit, in den ersten Wochen zu sagen, was hakt. Daraus sind hier die meisten Verbesserungen entstanden.
Du erkennst deinen Betrieb wieder?
Dann lass uns herausfinden, womit du anfangen solltest. Die Einordnung siehst du sofort, persönlich melde ich mich innerhalb von drei Werktagen. Beides kostenlos.
Häufige Fragen von Kurierdiensten
Wie bekommt ein Kurierdienst einen Sofortpreis mit Online-Buchung auf die eigene Website?
Über eine Buchungsstrecke, die in die bestehende Website eingebettet wird. Der Kunde gibt Abhol- und Zieladresse ein, wählt das Fahrzeug und sieht sofort den Preis, ein Konto braucht er nicht. Den Preis rechnet der Server aus Strecke, Fahrzeug und den Preisen, die der Betrieb hinterlegt hat. Wer noch nicht buchen will, bekommt ein Angebot als PDF per Mail, 14 Tage gültig.
Kann ich die Preise selbst ändern, auch je Region?
Ja, ohne Entwickler. Je Fahrzeug gibt es einen Startpreis und einen Preis pro Kilometer. Für Postleitzahl-Bereiche am Abholort lassen sich eigene Preise hinterlegen, auf Wunsch je Fahrzeug. Dazu kommen Rabattcodes mit Zeitraum, Höchstzahl und Mindestbestellwert sowie Zusatzleistungen wie Be- und Entladehilfe.
Wie kommen Aufträge vom Telefon oder per Mail ins System?
Über dieselbe Buchungsstrecke wie auf der Website. Das Büro wählt zuerst, wie die Anfrage hereinkam, und kann bei einem bekannten Kunden eine frühere Fahrt als Vorlage oder umgedreht als Rückfahrt übernehmen. Dann kommen nur Datum und Uhrzeit neu dazu. Die Bestätigung an den Kunden geht erst raus, wenn das Büro sie abschickt, vorher kann der Preis noch angepasst werden.
Müssen Fahrer und Subunternehmer dafür eine App installieren?
Nein. Der Fahrer bekommt einen Link per Messenger und öffnet ihn im Browser, ohne Konto und ohne Passwort. Er sieht dort nur seine Stopps mit Adresse, Zeitfenster, Ansprechpartner und Hinweisen, aber keinen Preis. Wechselt die Dispo den Fahrer, ist der alte Link sofort gesperrt.
Werden die Fahrer über den Link geortet?
Nein. Der Link fragt keinen Standort ab. Gespeichert werden die Zeitpunkte, zu denen der Fahrer „Beladung fertig“ und „Zustellung fertig“ drückt, die Fotos, die er selbst hochlädt, und wie oft der Link geöffnet wurde. Eine Live-Ortung für Kunden ist in diesem System nicht eingebaut.
Wie bekommt der Kunde Frachtbrief, Zustellnachweis und Rechnung?
Per Mail, ohne dass jemand etwas abtippt. Sobald die Dispo den Auftrag einplant, entsteht der Frachtbrief und geht mit der ersten Mail an den Kunden, bei Dokumenten zusätzlich ein Zustellprotokoll. Fotos vom Fahrer, etwa vom Briefkasten, liegen im Büro am Auftrag, falls später jemand nachfragt. Die Rechnung entsteht beim Abschluss aus denselben Daten und geht an die Rechnungsadresse.
Kann ich Privatkunden nur mit Online-Zahlung buchen lassen?
Ja. Auf der Website zahlen Privatkunden online, auf Rechnung können dort nur Geschäftskunden buchen. Trägt das Büro einen Auftrag selbst ein, kann es die Rechnung für jeden Kunden wählen.
Wo liegen die Daten, und wer sieht was?
Die Datenbank liegt in Frankfurt, also in der EU. Für Adresssuche, Mailversand, Online-Zahlung, Rechnungen und Auswertungen sind weitere Dienste angebunden. Ins Dashboard kommen nur Leute mit eigenem Konto, das der Betrieb anlegt, und die Disposition kann keine Preise ändern. Ein Fahrer sieht über seinen Link nur seine Stopps, ein Kunde braucht gar kein Konto.
Wie lange dauert es, bis so ein System läuft?
Hier lief die Buchungsstrecke mit Online-Zahlung rund zwei Monate nach dem Start. Frachtbrief und Rechnung kamen im Februar dazu, Fahrer-Link, Preiszonen und Rabattcodes im Mai. Seitdem wird das System in kleinen Schritten erweitert, zuletzt im September 2026.
Wie wird so ein Projekt abgerechnet?
Jeder Baustein hat einen Festpreis, den du vor dem Start kennst. Danach bleibe ich dran, Betrieb und Weiterentwicklung laufen über einen festen Monatsbetrag. Was ein erster Baustein bei dir kosten würde, sage ich dir, nachdem ich deinen Ablauf gesehen habe.
Deine Frage ist nicht dabei? Stell sie mir in 15 Minuten
Läuft es bei dir ähnlich?
Beschreib mir deinen Ablauf in ein paar Fragen. Danach siehst du direkt, wo ich anfangen würde, und auf Wunsch melde ich mich innerhalb von drei Werktagen persönlich.
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