Ein Sprachassistent, der neue Kontakte anruft und Termine bucht
Erste Fassung nach gut einer Woche, echte Anrufe noch nicht gestartet
Deckt ab: Vorauswahl
Mike Mildenberger hat das Projekt gebaut und aufgeschrieben. Ohne Firmennamen und Orte.
Veröffentlicht · Aktualisiert
Wo es klemmte
Kontakte kamen über Anzeigen mit einem kurzen Formular herein und landeten automatisch im Vertriebsprogramm. Drei Verkäufer telefonierten, trotzdem vergingen zwischen Eintrag und erstem Anruf Tage, und manche Kontakte hatte nach Wochen noch niemand angerufen. Wer nicht abnahm, bekam eine WhatsApp, und die meisten wollten danach lieber schreiben als telefonieren. Das Vertriebsprogramm sollte bleiben, der schnelle erste Anruf sollte dazukommen.
So sind wir vorgegangen
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Neue Kontakte laufen automatisch ein
Die bestehende Automatisierung vom Anzeigenformular ins Vertriebsprogramm schickt jeden neuen Kontakt zusätzlich ins neue Dashboard. Rufnummern werden vereinheitlicht, doppelte Kontakte erkannt, und ältere Listen lassen sich als Tabelle hochladen.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 2
Feste Regeln, bevor das Telefon klingelt
Angerufen wird nur im Anruffenster, sonntags nie, und wer abends hereinkommt, ist am nächsten Morgen dran. Vor jedem Anruf prüft das System, ob der Kontakt widersprochen hat, ob die Nummer wählbar und keine Sondernummer ist und ob die Obergrenze für den Tag erreicht ist. Dazu gibt es eine Notbremse, die jeden Anruf sofort stoppt.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 3
Das Gespräch, mit Termin im Kalender
Der Assistent sagt gleich am Anfang, dass er ein digitaler Assistent ist, und klärt, wann und wie der Kontakt am besten erreichbar ist. Im Gespräch fragt er freie Zeiten im Kalender des Verkäufers ab und bucht den Termin direkt. Im Probelauf hat der Inhaber ihn auf dem eigenen Handy erlebt, danach wurde einstellbar, wie viele Tage im Voraus Termine angeboten werden.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 4
Nicht erreicht heißt, später noch einmal
Wer nicht abnimmt, bekommt einen neuen Versuch zu einer anderen Tageszeit, verteilt über mehrere Tage und bis zu zehnmal. Ein Nein oder ein Widerspruch beendet die Versuche für diesen Kontakt.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 5
Das Ergebnis geht an Mensch und Vertriebsprogramm
Nach jedem Gespräch stehen Mitschrift, Zusammenfassung und Status am Kontakt, darüber ein Satz, was als Nächstes passiert. Alles, was nicht eindeutig ist, landet bei einem Verkäufer statt beim Assistenten. Termine und Gesprächsergebnisse gehen als Meldung zurück ans Vertriebsprogramm, ein bloßes „nicht erreicht“ nicht.
Nachgezeichnet, Daten erfunden.
Was es heute bringt
- Neue Kontakte aus den Anzeigen laufen automatisch ins System, bis Anfang August waren es 175.
- Der ganze Weg vom Eingang bis zum gebuchten Termin ist in Testfällen nachgestellt, ohne dass dabei ein Telefon klingelt.
- Echte Anrufe laufen noch nicht. Vor dem Start kommen die eigene Rufnummer des Betriebs und ein erster Lauf mit wenigen Anrufen.
Welche der acht Schritte im Ablauf das Projekt abdeckt
Anfragen gewinnen
- Sichtbarkeit (nicht Teil des Projekts)Wie findet der Kunde dich?
- Anfrage (nicht Teil des Projekts)Wie wird aus einem Besucher eine Anfrage?
- Vorauswahl (Teil des Projekts)Wer passt, und wer nicht?
Angebot und Auftrag
- Angebot (nicht Teil des Projekts)Wie kommt das Angebot raus?
- Zusage (nicht Teil des Projekts)Wie wird aus dem Ja ein verbindlicher Auftrag?
- Auftragsstart (nicht Teil des Projekts)Wie weiß der Kunde, was als Nächstes passiert?
Ausführung und danach
- Ausführung (nicht Teil des Projekts)Wie läuft der Auftrag intern ab?
- Wiederkehr (nicht Teil des Projekts)Wie kommt der Kunde wieder?
Klingt nach deinem Betrieb? Ich schaue mir deinen Fall kostenlos an.
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