Ein Assistent, den der Chef aus dem Auto anruft
Erste Fassung im Dashboard seit April, am Telefon seit September
Deckt ab: Angebot, Auftragsstart, Ausführung
Mike Mildenberger hat das Projekt gebaut und aufgeschrieben. Ohne Firmennamen und Orte.
Veröffentlicht · Aktualisiert
Wo es klemmte
In der Klimasaison klingelt das Telefon bis zu 120 Mal am Tag, und der Chef ist viel im Auto zwischen Terminen unterwegs. Dort kann er nicht aufs Handy schauen, um nachzusehen, was als Nächstes ansteht oder wo eine Anfrage steht. KI nutzte er längst, für Antworten auf Anfragen kopierte er die Texte aber von Hand hinein. Gewünscht war ein Assistent, der im eigenen System arbeitet statt daneben, und der nichts tut, was niemand freigegeben hat.
So sind wir vorgegangen
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Zuerst ein Chat im Dashboard
Chef und Büro konnten in eigenen Worten fragen, und der Assistent suchte in Anfragen, Kunden, Angeboten und im Materialstamm. Hier wurden die Werkzeuge erprobt. Als er einmal „keine neuen Anfragen“ meldete, obwohl 13 eingegangen und schon in Bearbeitung waren, wurde daraus eine Regel. Er zählt Eingänge nach Datum und sucht breiter, bevor er „keine“ sagt.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 2
Anrufen wie bei einem Kollegen
Der Chef ruft den Assistenten über die Freisprechanlage an wie einen Kollegen. Bei jedem Anruf prüft das System, wer anruft, und nur freigeschaltete Anrufer bekommen ein Gespräch.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 3
Beim Verbinden weiß er schon, was zählt
Sobald das Gespräch steht, kennt der Assistent den Tagesplan für heute und morgen und den nächsten Termin, Absagen nennt er zuerst. Die Begrüßung wechselt nach Tageszeit und Wochentag. Auf „Was steht heute an?“ kam die Antwort in der Messung nach einer Sekunde statt nach gut zwei.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 4
Feste Werkzeuge, nur zum Nachschauen
Der Assistent darf genau die Werkzeuge benutzen, die gemeinsam festgelegt wurden. Tagesplan, nächster Termin, Vorbereitung aufs Aufmaß, Morgenmeldung, Anfragen, Angebote, Aufträge ohne Termin, Tickets, Material und Kunden. Frei in der Datenbank suchen, etwas versenden, löschen oder einen Status ändern kann er nicht.
Nachgezeichnet, Daten erfunden. - 5
Entwürfe nur nach einem Ja
Soll etwas entstehen, eine Antwort auf eine Anfrage, eine Mail an einen Kunden oder ein Angebot, liest der Assistent den Entwurf vor und legt ihn erst nach einem gesprochenen Ja an. Im Dashboard bleibt jeder Entwurf markiert, bis ihn jemand geprüft hat. Das Angebot wird im gewohnten Angebots-Assistenten fertiggestellt, versendet wird immer von einem Menschen.
Nachgezeichnet, Daten erfunden.
Was es heute bringt
- Der Chef fragt über die Freisprechanlage nach Tagesplan, Anfragen und Angeboten, ohne aufs Handy zu schauen.
- Das Wichtigste des Tages kennt der Assistent schon beim Verbinden, die erste Antwort kommt nach rund einer Sekunde.
- Er legt nur Entwürfe an, jeden erst nach einem Ja, und versendet, löscht und ändert nichts selbst.
Welche der acht Schritte im Ablauf das Projekt abdeckt
Anfragen gewinnen
- Sichtbarkeit (nicht Teil des Projekts)Wie findet der Kunde dich?
- Anfrage (nicht Teil des Projekts)Wie wird aus einem Besucher eine Anfrage?
- Vorauswahl (nicht Teil des Projekts)Wer passt, und wer nicht?
Angebot und Auftrag
- Angebot (Teil des Projekts)Wie kommt das Angebot raus?
- Zusage (nicht Teil des Projekts)Wie wird aus dem Ja ein verbindlicher Auftrag?
- Auftragsstart (Teil des Projekts)Wie weiß der Kunde, was als Nächstes passiert?
Ausführung und danach
- Ausführung (Teil des Projekts)Wie läuft der Auftrag intern ab?
- Wiederkehr (nicht Teil des Projekts)Wie kommt der Kunde wieder?
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