Branchen-Tool
Auftrags-Dashboard mit Voice-Agent für einen Gebäudetechnik-Betrieb
Aufträge, Termine, Anrufannahme in einem Tool. Voice-Agent nimmt Anrufe ausserhalb der Bürozeiten an und legt strukturierte Aufträge an.
Ein familiengeführter Sanitär-, Heizungs- und Klima-Betrieb hatte drei Probleme gleichzeitig: drei verschiedene Software-Tools für Aufträge, Termine und Buchhaltung. Anrufe ausserhalb der Bürozeiten gingen verloren. Auftragsdetails liefen über WhatsApp zwischen Büro und Monteuren. Ziel: ein zentrales Dashboard plus ein Voice-Agent, der Anrufe entgegennimmt und qualifiziert.
24/7
Anrufannahme
auch nachts und am Wochenende
1
Tool statt 3
Aufträge + Kalender + Anrufe
−Tage
Reaktionszeit
Notdienst-Anrufe direkt qualifiziert
Vorher
Was vorher gefehlt hat
- 01Drei Tools für Aufträge, Kalender, Buchhaltung mit doppelter Dateneingabe
- 02Anrufe nach Feierabend gingen auf den Anrufbeantworter · und damit verloren
- 03Monteur-Kommunikation über WhatsApp, am nächsten Tag Such-Aktion nach Details
- 04Notdienst-Anrufe wurden manuell weitergeleitet, oft mit Verzögerung
Was gebaut wurde
Die einzelnen Module
Voice-Agent für Anrufannahme
KI-Sprechstundenhilfe nimmt 24/7 Anrufe an, qualifiziert (Notdienst vs. Standard, PLZ, Anliegen), vergibt freie Slots aus dem Kalender und schickt SMS-Bestätigung an den Kunden.
Auftrags-Pipeline
Vom Anruf bis zur Rechnung als Pipeline-Status. Aufträge, die der Voice-Agent angelegt hat, landen direkt drin und müssen nicht abgetippt werden.
Monteur-App
Mobile Sicht für Monteure: heutige Termine, Auftragsdetails, Foto-Upload nach Fertigstellung. Ersetzt das WhatsApp-Geschiebe.
Dashboard mit Tageskalender
Geschäftsführung sieht in einer Sicht: Auslastung, Anrufaufkommen, offene Aufträge, Notdienste in den letzten 24 Stunden.
Tech-Stack
Was unter der Haube läuft
Vorgehen
So lief das Projekt
Gesamt: 6 Wochen MVP, danach laufende Erweiterung
01 · Anrufstrom verstehen
1 Woche
Anrufaufkommen analysiert: wann kommen welche Anrufe rein, was unterscheidet Notdienst von Standard, wann braucht es den Menschen am Apparat.
02 · Voice-Agent-Pilot
2 Wochen
Erstes Prompt-Setup, mit echten Beispiel-Anrufen iteriert. Eskalation an Mensch sauber definiert.
03 · Dashboard + Pipeline
3 Wochen
Auftrags-Pipeline, Monteur-App, Kalender-Anbindung. Voice-Agent legt direkt rein.
04 · Schichtweise Übernahme
laufend
Erst ausserhalb der Bürozeiten, dann Mittagspause, dann Stress-Spitzen. So lässt sich das Bauchgefühl prüfen, bevor 100 Prozent auf den Agent gehen.
„Wir verlieren keinen Anruf mehr nach Feierabend. Das war vorher die grösste offene Wunde.”
Daraus ist ein eigenes Produkt geworden.
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